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Anfragen zu Gastdaten: Auskunft und Löschung

Was zu tun ist, wenn ein Gast seine Daten einsehen oder löschen möchte, Schritt für Schritt.

Ihre Gäste haben nach der DSGVO Rechte an ihren personenbezogenen Daten, darunter das Recht:

  • eine Kopie ihrer Daten zu erhalten (Auskunft)
  • diese zu berichtigen (Berichtigung)
  • diese löschen zu lassen (Löschung, das „Recht auf Vergessenwerden")
  • ihre Verwendung einzuschränken (Einschränkung)
  • diese in einem übertragbaren Format zu erhalten (Übertragbarkeit)
  • bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen (Widerspruch)

So läuft eine Anfrage ab, wenn Sie HiJiffy nutzen

Da Ihre Unterkunft der Verantwortliche ist, sollte die formale Anfrage eines Gastes zuerst bei Ihnen eingehen. Wir handeln dann nach Ihrer bestätigten Weisung.

  1. Der Gast wendet sich an Ihre Unterkunft, idealerweise an eine veröffentlichte Datenschutzadresse.
  2. Sie prüfen und validieren die Anfrage (Identität und Umfang).
  3. Sie übermitteln uns die Aktion an support@hijiffy.com.
  4. Wir führen sie aus und bestätigen innerhalb von 48 Stunden.

Darüber hinaus löschen wir Ereignisdaten von Gästen, die älter als 5 Jahre sind, automatisch, ganz ohne Anfrage.

Bieten Sie Selbstbedienung im Assistenten an

Fügen Sie Ihrem zentralen Knowledge Document eine dauerhafte Anweisung hinzu, damit der Assistent Datenschutzfragen jedes Mal gleich behandelt.

Beispiel zum Anpassen: „Wenn ein Gast darum bittet, seine personenbezogenen Daten einzusehen, abzurufen oder zu löschen, weisen Sie ihn an, eine E-Mail an privacy@yourproperty.com zu senden, und teilen Sie ihm mit, dass wir uns um die Anfrage kümmern."

So gelangen Anfragen rund um die Uhr direkt zu Ihnen, ohne dass jemals Gastdaten im Chat offengelegt werden.

Vorlage: Antwort auf die Anfrage eines Gastes

Beispiel zum Anpassen: „Vielen Dank für Ihre Anfrage zu Ihren personenbezogenen Daten. Wir sind für die Bearbeitung verantwortlich und haben sie heute erfasst. Wir antworten innerhalb der von der DSGVO vorgeschriebenen Frist. Unsere Gästekommunikation wird in unserem Auftrag von HiJiffy, unserem Technologieanbieter, betrieben, der jede Auskunft oder Löschung nach unserer Weisung ausführt. Bei Fragen erreichen Sie uns unter privacy@yourproperty.com."

Wichtig: Dies sind allgemeine Hinweise und keine Rechtsberatung. Als Verantwortlicher sind Sie dafür zuständig, die Antwortfrist der DSGVO (in der Regel ein Monat) einzuhalten und zu prüfen, wer die Anfrage stellt.