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Ihre Gäste zum Datenschutz (DSGVO) beruhigen

Ehrliche Argumente und sofort versendbare Vorlagen.

Manchmal fragt ein Gast, ob Ihre Kommunikation DSGVO-konform ist, oder Ihr Team braucht eine klare Botschaft zum Weitergeben. Dieser Artikel liefert Ihnen präzise Argumente und sofort verwendbaren Text, der ehrlich und belastbar formuliert ist, also genau das, was standhält, wenn ein Gast oder eine Aufsichtsbehörde jemals nachfragt.

Was Sie Gästen mit gutem Gewissen sagen können

  • Sie entscheiden, was gesendet wird und warum. HiJiffy ist ein DSGVO-konformer Anbieter, der ausschließlich nach Ihren Weisungen handelt und Gastdaten niemals für eigene Zwecke nutzt.
  • Die zentralen Daten werden in der EU gehostet, bei der Übertragung (TLS 1.2+) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt, mit strengen Zugriffskontrollen und jährlichen unabhängigen Penetrationstests.
  • Gäste werden stets darauf hingewiesen, wenn sie mit einer KI chatten, und für die Nutzung sind keine sensiblen Daten erforderlich.
  • Gäste können sich jederzeit abmelden, und Abmeldungen werden umgehend beachtet.
  • Gäste können ihre Daten einsehen oder löschen lassen, indem sie sich an Sie wenden.

Wichtig: Es kann verlockend sein, einem Gast zu sagen: „Das ist eine genehmigte Kampagne, kein Opt-in nötig." Das gilt nur für transaktionale Nachrichten, die mit der Buchung verbunden sind. Werbliche Nachrichten, besonders über WhatsApp oder SMS, benötigen in der Regel ein Opt-in (siehe „Wann dürfen Sie Gäste kontaktieren?"). Beruhigen Sie Gäste, indem Sie auf Ihre starken Datenschutzpraktiken und die einfache Abmeldung verweisen, und nicht mit der Behauptung, Marketing benötige nie eine Einwilligung. Das ist ehrlicher und deutlich sicherer, falls eine Beschwerde eine Aufsichtsbehörde erreicht.

Vorlage A: kurze Beruhigung für einen Gast

Beispiel zum Anpassen: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. [Property name] nimmt Ihre Privatsphäre ernst. Unsere Gästekommunikation läuft über HiJiffy, einen DSGVO-konformen Anbieter, der Daten sicher innerhalb der EU speichert und sie ausschließlich nach unseren Weisungen verwendet. Sie werden stets darauf hingewiesen, wenn Sie mit unserem KI-Assistenten sprechen, und Sie können sich jederzeit abmelden oder Auskunft bzw. Löschung Ihrer Daten verlangen, indem Sie uns unter privacy@yourproperty.com kontaktieren. Mehr dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung."

Vorlage B: längere Mitteilung (zum Beispiel, wenn ein Gast eine Beschwerde erwähnt)

Beispiel zum Anpassen: „Wir verstehen Ihr Anliegen und möchten völlig transparent machen, wie wir mit Ihren Daten umgehen.

Wir sind für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich. Für unsere Gästekommunikation nutzen wir HiJiffy, einen auf die Hotellerie spezialisierten Anbieter. HiJiffy handelt ausschließlich als unser Auftragsverarbeiter im Rahmen eines DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrags. Es nutzt Ihre Daten nicht für eigene Zwecke und verkauft sie nicht.

Ihre Daten werden in der Europäischen Union gehostet, bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und durch Zugriffskontrollen sowie regelmäßige unabhängige Sicherheitstests geschützt. Transaktionale Nachrichten wie Buchungsbestätigungen und Check-in-Informationen werden gesendet, um Ihre Buchung zu erfüllen. Werbliche Nachrichten senden wir nur, wenn wir dafür eine geeignete Grundlage haben, und Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder sich abmelden.

Um Ihre Daten einzusehen, zu berichtigen oder zu löschen, kontaktieren Sie uns unter privacy@yourproperty.com, und wir kümmern uns gemäß DSGVO darum. Auf Wunsch bestätigen wir Ihnen schriftlich, dass Ihre Abmeldung registriert wurde."

Hinweis: Diese Vorlagen sind Ausgangspunkte, keine Rechtsberatung. Passen Sie sie an Ihr Land an und lassen Sie sie von Ihrem Rechtsteam prüfen, bevor Sie sie breiter einsetzen.