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Rassurer vos clients au sujet du RGPD

Des points honnêtes et des modèles prêts à envoyer dès aujourd'hui.

Parfois, un client demande si vos communications sont conformes au RGPD, ou votre équipe a besoin d'un message clair à partager. Cet article vous donne des points précis et un texte prêt à l'emploi, rédigé pour être honnête et défendable, ce qui est exactement ce qui tient si un client, ou un régulateur, vient à poser la question.

Ce que vous pouvez affirmer en toute confiance à vos clients

  • C'est vous qui décidez ce qui est envoyé et pourquoi. HiJiffy est un prestataire conforme au RGPD qui agit uniquement selon vos instructions et n'utilise jamais les données clients à ses propres fins.
  • Les données principales sont hébergées dans l'UE, chiffrées en transit (TLS 1.2+) et au repos (AES-256), avec des contrôles d'accès stricts et des tests d'intrusion indépendants annuels.
  • Les clients sont toujours informés lorsqu'ils discutent avec une IA, et aucune donnée sensible n'est nécessaire pour l'utiliser.
  • Les clients peuvent se désinscrire à tout moment, et les désinscriptions sont respectées rapidement.
  • Les clients peuvent accéder à leurs données ou les supprimer en vous contactant.

Important : Il peut être tentant de dire à un client « il s'agit d'une campagne approuvée, aucun opt-in nécessaire. » Cela n'est vrai que pour les messages transactionnels liés à la réservation. Les messages promotionnels, surtout par WhatsApp ou SMS, nécessitent généralement un opt-in (voir « Quand pouvez-vous contacter vos clients ? »). Rassurez les clients en mettant en avant vos bonnes pratiques de confidentialité et votre opt-out simple, et non en affirmant que le marketing ne nécessite jamais de consentement. C'est à la fois plus honnête et bien plus sûr si une plainte parvient à un régulateur.

Modèle A : message de réassurance court à un client

Exemple à adapter : « Merci de nous avoir contactés. [Property name] prend votre vie privée au sérieux. Notre messagerie avec les clients fonctionne avec HiJiffy, un prestataire conforme au RGPD qui stocke les données de manière sécurisée au sein de l'UE et les utilise uniquement selon nos instructions. Vous êtes toujours informé lorsque vous parlez à notre assistant IA, et vous pouvez vous désinscrire, ou demander à accéder à vos données ou à les supprimer, à tout moment en nous contactant à privacy@yourproperty.com. Vous trouverez plus d'informations dans notre politique de confidentialité. »

Modèle B : message plus long (par exemple, si un client évoque le dépôt d'une plainte)

Exemple à adapter : « Nous comprenons votre préoccupation et souhaitons être totalement transparents sur la façon dont nous traitons vos données.

Nous sommes responsables de vos données personnelles. Nous faisons appel à HiJiffy, un prestataire spécialisé dans l'hôtellerie, pour exploiter notre messagerie avec les clients. HiJiffy agit strictement en tant que notre sous-traitant dans le cadre d'un accord de traitement des données conforme au RGPD. Il n'utilise pas vos données à ses propres fins et ne les vend pas.

Vos données sont hébergées dans l'Union européenne, chiffrées en transit et au repos, et protégées par des contrôles d'accès et des tests de sécurité indépendants réguliers. Les messages transactionnels, tels que les confirmations de réservation et les informations d'enregistrement, sont envoyés pour réaliser votre réservation. Les messages promotionnels ne sont envoyés que lorsque nous disposons d'une base appropriée pour le faire, et vous pouvez retirer votre consentement ou vous désinscrire à tout moment.

Pour accéder à vos données, les corriger ou les supprimer, contactez-nous à privacy@yourproperty.com et nous nous en chargerons conformément au RGPD. Si vous le souhaitez, nous pouvons vous confirmer par écrit que votre désinscription a été enregistrée. »

Remarque : Ces modèles sont des points de départ, et non un conseil juridique. Adaptez-les à votre pays et faites-les relire par votre équipe juridique avant un usage plus large.