Tranquilizar a sus huéspedes sobre el RGPD

A veces un huésped pregunta si sus comunicaciones cumplen el RGPD, o su equipo necesita algo claro que compartir. Este artículo le ofrece puntos rigurosos y texto listo para usar, redactado para ser honesto y defendible, que es exactamente lo que se sostiene si un huésped, o un regulador, llega a preguntar.

Lo que puede decir a los huéspedes con confianza

• Usted decide qué se envía y por qué. HiJiffy es un proveedor conforme al RGPD que actúa únicamente siguiendo sus instrucciones y nunca usa los datos de los huéspedes para fines propios.
• Los datos principales están alojados en la UE, cifrados en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo (AES-256), con controles de acceso estrictos y pruebas de intrusión independientes anuales.
• Siempre se informa a los huéspedes de que están hablando con una IA, y no se necesitan datos sensibles para usarla.
• Los huéspedes pueden hacer opt-out en cualquier momento, y los opt-outs se respetan con prontitud.
• Los huéspedes pueden acceder a sus datos o eliminarlos contactando con usted.

Plantilla A: tranquilización breve a un huésped

Ejemplo para adaptar: "Gracias por ponerse en contacto. [Property name] se toma su privacidad en serio. Nuestra mensajería con huéspedes funciona con HiJiffy, un proveedor conforme al RGPD que almacena los datos de forma segura dentro de la UE y los usa únicamente siguiendo nuestras instrucciones. Siempre se le informa cuando habla con nuestro asistente de IA, y puede hacer opt-out, o pedir acceder a sus datos o eliminarlos, en cualquier momento, contactándonos en privacy@yourproperty.com. Encontrará más información en nuestra política de privacidad."

Plantilla B: nota más larga (por ejemplo, si un huésped menciona que va a presentar una reclamación)

Ejemplo para adaptar: "Entendemos su preocupación y queremos ser totalmente transparentes sobre cómo tratamos sus datos.

Somos responsables de sus datos personales. Usamos HiJiffy, un proveedor especializado en hostelería, para operar nuestra mensajería con huéspedes. HiJiffy actúa estrictamente como nuestro encargado del tratamiento conforme a un Contrato de Encargo del Tratamiento del RGPD. No usa sus datos para fines propios y no los vende.

Sus datos están alojados en la Unión Europea, cifrados en tránsito y en reposo, y protegidos por controles de acceso y pruebas de seguridad independientes periódicas. Los mensajes transaccionales, como las confirmaciones de reserva y los datos de check-in, se envían para llevar a cabo su reserva. Cualquier mensaje promocional se envía solo cuando tenemos una base adecuada para hacerlo, y puede retirar el consentimiento o hacer opt-out en cualquier momento.

Para acceder a sus datos, corregirlos o eliminarlos, contáctenos en privacy@yourproperty.com y nos encargaremos de ello conforme al RGPD. Si lo desea, podemos confirmarle por escrito que su opt-out ha quedado registrado."