Tranquilizar os seus hóspedes quanto ao RGPD

Às vezes um hóspede pergunta se as suas comunicações estão em conformidade com o RGPD, ou a sua equipa precisa de algo claro para partilhar. Este artigo dá-lhe pontos rigorosos e texto pronto a usar, escrito para ser honesto e defensável, que é exatamente o que se sustenta se um hóspede, ou um regulador, alguma vez perguntar.

O que pode dizer aos hóspedes com confiança

• É você que decide o que é enviado e porquê. A HiJiffy é um fornecedor em conformidade com o RGPD que atua apenas seguindo as suas instruções e nunca usa os dados dos hóspedes para fins próprios.
• Os dados principais estão alojados na UE, encriptados em trânsito (TLS 1.2+) e em repouso (AES-256), com controlos de acesso rigorosos e testes de intrusão independentes anuais.
• Os hóspedes são sempre informados de que estão a conversar com uma IA, e não são necessários dados sensíveis para a usar.
• Os hóspedes podem fazer opt-out a qualquer momento, e os opt-outs são respeitados prontamente.
• Os hóspedes podem aceder aos seus dados ou eliminá-los contactando-o.

Importante: Pode ser tentador dizer a um hóspede "esta é uma campanha aprovada, não é preciso opt-in." Isso só é verdade para as mensagens transacionais ligadas à reserva. As mensagens promocionais, sobretudo por WhatsApp ou SMS, precisam geralmente de opt-in (ver "Quando pode contactar os hóspedes?"). Tranquilize os hóspedes apontando para as suas boas práticas de privacidade e para o opt-out fácil, e não alegando que o marketing nunca precisa de consentimento. É mais honesto e muito mais seguro se uma reclamação chegar a um regulador.

Modelo A: tranquilização breve a um hóspede

Exemplo a adaptar: "Obrigado pelo seu contacto. O [Property name] leva a sua privacidade a sério. As nossas mensagens com hóspedes funcionam com a HiJiffy, um fornecedor em conformidade com o RGPD que armazena os dados de forma segura dentro da UE e os usa apenas seguindo as nossas instruções. É sempre informado quando está a falar com o nosso assistente de IA, e pode fazer opt-out, ou pedir para aceder aos seus dados ou eliminá-los, a qualquer momento, contactando-nos através de privacy@yourproperty.com. Há mais informação na nossa política de privacidade."

Modelo B: nota mais longa (por exemplo, se um hóspede mencionar que vai apresentar uma queixa)

Exemplo a adaptar: "Compreendemos a sua preocupação e queremos ser totalmente transparentes sobre a forma como tratamos os seus dados.

Somos responsáveis pelos seus dados pessoais. Usamos a HiJiffy, um fornecedor especializado em hotelaria, para operar as nossas mensagens com hóspedes. A HiJiffy atua estritamente como nosso subcontratante ao abrigo de um Contrato de Tratamento de Dados do RGPD. Não usa os seus dados para fins próprios e não os vende.

Os seus dados estão alojados na União Europeia, encriptados em trânsito e em repouso, e protegidos por controlos de acesso e testes de segurança independentes regulares. As mensagens transacionais, como confirmações de reserva e detalhes de check-in, são enviadas para concretizar a sua reserva. Quaisquer mensagens promocionais são enviadas apenas quando temos uma base adequada para o fazer, e pode retirar o consentimento ou fazer opt-out a qualquer momento.

Para aceder, corrigir ou eliminar os seus dados, contacte-nos através de privacy@yourproperty.com e nós tratamos disso em conformidade com o RGPD. Se quiser, podemos confirmar por escrito que o seu opt-out foi registado."