Wo Sie Ihre Datenschutzinformationen anzeigen

Um HiJiffy DSGVO-konform zu nutzen, sollten Gäste klare Datenschutzinformationen überall dort finden, wo Daten erhoben werden. Die gute Nachricht: Das meiste davon haben Sie wahrscheinlich schon. In der Regel besteht die Aufgabe darin, das Vorhandene zu überprüfen und Lücken zu schließen, nicht alles von Grund auf neu zu schreiben.

Ihre Website

Wenn Ihre Datenschutzerklärung den Assistenten noch nicht abdeckt, fügen Sie einen kurzen Abschnitt hinzu. Hier ist ein Ausgangspunkt, den Sie kürzen oder erweitern können.

Beispiel zum Anpassen: „Gästekommunikation und virtueller Assistent. Unsere Website und unsere Messaging-Kanäle nutzen einen virtuellen Assistenten und Tools zur Gästekommunikation, die von HiJiffy, S.A. („HiJiffy") bereitgestellt werden und als unser Dienstleister (Auftragsverarbeiter) handeln. Wenn Sie unseren Chat nutzen oder Nachrichten von uns erhalten, können wir und HiJiffy Ihre Chat-Nachrichten, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Buchungsdaten und technische Daten wie Ihr Gerät, Ihren Browser und Ihre IP-Adresse verarbeiten. Wir verwenden dies, um Ihre Fragen zu beantworten, Ihre Buchung zu verwalten und mit Ihnen über Kanäle wie Web-Chat, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telegram, SMS und E-Mail zu kommunizieren. HiJiffy verarbeitet diese Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und nutzt sie nicht für eigene Zwecke."

Buchung und Online-Check-in

Wenn ein Gast bucht, akzeptiert er in der Regel bereits Ihre Bedingungen und Ihren Datenschutzhinweis. Die Aufgabe besteht hier also darin, zu überprüfen, was diese bereits abdecken, und nicht, standardmäßig etwas hinzuzufügen. Viele Buchungsbedingungen erwähnen bereits Mitteilungen zur Buchung, manche beschränken sich jedoch auf E-Mail oder nennen gar keinen Kanal. Prüfen Sie Ihre und machen Sie einen fehlenden Kanal ausdrücklich kenntlich.

Beispiel zum Anpassen (transaktionaler Hinweis beim Checkout): „Mit Abschluss dieser Buchung erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Sie zu Ihrer Buchung per E-Mail, SMS und WhatsApp kontaktieren, zum Beispiel um Ihnen Ihre Bestätigung, Check-in-Informationen und Aktualisierungen zu senden. Siehe unsere Datenschutzerklärung."

Wenn Sie später auch Werbenachrichten senden möchten, holen Sie ein separates, optionales Marketing-Opt-in ein. Lassen Sie es nicht vorausgewählt und getrennt von der Buchung selbst.

Beispiel zum Anpassen (Marketing-Opt-in, nicht vorausgewählt): „☐ Ja, ich möchte Angebote, Upgrades und lokale Tipps von [Property name] per E-Mail, SMS oder WhatsApp erhalten. Dies ist freiwillig, und Sie können sich jederzeit abmelden."

OTAs (Booking.com, Expedia)

Unterkünfte haben auf OTAs keine Datenschutzseiten, und das ist auch zu erwarten. Wir integrieren Booking.com und Expedia über deren offizielle APIs und direkte Verträge, sodass die Kommunikation auf diesen Kanälen innerhalb der geprüften Datenschutzrahmen der OTAs selbst erfolgt.

WhatsApp-Unternehmensprofil

WhatsApp hat kein Feld, das wörtlich "Datenschutzerklärung" heißt, aber Ihr offizielles Unternehmensprofil (im Meta Business Manager, unter WhatsApp Manager) bietet Ihnen zwei Website-Felder und eine Beschreibung. Richten Sie sie so ein:

1. Website 1: Ihre Hauptwebsite.
2. Website 2: ein direkter Link zu Ihrer Datenschutzerklärung.
3. Unternehmensbeschreibung (optional): eine kurze Zeile, falls Ihr Rechtsteam dies wünscht.

Beispiel zum Anpassen (Zeile zur Unternehmensbeschreibung): „Messaging wird in unserem Auftrag von HiJiffy betrieben. In unserer Datenschutzerklärung erfahren Sie, wie wir Ihre Daten verarbeiten."

So kann ein Gast mitten im Gespräch Ihr Profil öffnen und zu Ihren Bedingungen gelangen.

Facebook Messenger, Instagram und Telegram

Wenn Sie einen dieser Kanäle verbinden, richten Sie dort dieselbe Transparenz ein:

• Facebook Messenger: Fügen Sie die URL Ihrer Datenschutzerklärung in den Einstellungen Ihrer Facebook-Seite hinzu und verlinken Sie sie in der Messenger-Begrüßung oder im persistenten Menü, damit sie zu Beginn des Gesprächs erscheint.
• Instagram: Fügen Sie den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung Ihrem Profil hinzu (zum Beispiel in der Bio oder der verknüpften Website) und erwähnen Sie ihn in Ihrer Begrüßung oder automatischen Antwort.
• Telegram: Fügen Sie einen Datenschutzlink in die Beschreibung und das "About" Ihres Bots ein (über BotFather festgelegt) und nehmen Sie ihn in die Begrüßungsnachricht des Bots auf.

Beispiel zum Anpassen (Begrüßungszeile für jeden Kanal): „Sie chatten mit dem virtuellen Assistenten von [Property name]. So gehen wir mit Ihren Daten um: [Link zur Datenschutzerklärung]."

SMS und E-Mail

• SMS: Einwilligung und Hinweis werden bei der Buchung oder beim Check-in eingeholt (siehe oben). Sorgen Sie dafür, dass aus jeder Nachricht klar hervorgeht, wer den Gast kontaktiert, und fügen Sie eine einfache Abmeldemöglichkeit hinzu, etwa "Antworten Sie mit STOP, um sich abzumelden."
• E-Mail: Fügen Sie den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung und eine Abmeldeoption in die Fußzeile ein, wie üblich.

Im Chat (das Einwilligungs-Kästchen)

Hier geht es um das, was innerhalb des Gesprächs geschieht, auf jedem Kanal, und nicht um einen Ort, an dem ein Link platziert wird. Der Assistent folgt dem Prinzip Privacy by Design und bittet nur dann um Einwilligung, wenn er tatsächlich personenbezogene Daten benötigt:

• Anonymes Surfen (allgemeine Fragen wie Öffnungszeiten): kein Kästchen nötig, da dies durch Ihre allgemeine Datenschutz- und Cookie-Erklärung abgedeckt ist.
• Moment der Datenerhebung (Abfrage von Name, E-Mail oder Telefon oder Wechsel des Gesprächs zu WhatsApp): Der Assistent zeigt ein Datenschutz-Kästchen an, das der Gast vor dem Absenden akzeptiert.

Beispiel zum Anpassen (Einwilligungszeile im Chat): „☐ Ich akzeptiere die Datenschutzerklärung von [Property name] und stimme zu, zu meiner Anfrage kontaktiert zu werden."

Opt-out, ganz einfach

Geben Sie Gästen eine einfache Möglichkeit zur Abmeldung und beachten Sie sie umgehend.

• Bei WhatsApp und SMS können Gäste mit dem von Ihnen konfigurierten Schlüsselwort (zum Beispiel STOP) antworten, um Nachrichten zu stoppen, und erhalten eine Bestätigung.
• Bei Messenger, Instagram oder Telegram kann ein Gast einfach darum bitten, zu stoppen, oder das Gespräch von sich aus beenden.
• Gäste können auch an Ihre Datenschutzadresse schreiben.
• Erfassen Sie jedes Opt-out in HiJiffy, damit die betreffenden Nachrichten gestoppt werden.

Ihr Knowledge Document

Fügen Sie eine dauerhafte Anweisung hinzu, damit der Assistent den Gästen erklärt, wie sie ihre Rechte ausüben (siehe „Anfragen zu Gastdaten"). So bleibt der Prozess konsistent und formale Anfragen werden an Sie weitergeleitet.