Onde mostrar a sua informação de privacidade

Para usar a HiJiffy em conformidade, os hóspedes devem conseguir encontrar informação de privacidade clara onde quer que sejam recolhidos dados. A boa notícia: provavelmente já tem a maior parte disto. Normalmente, o trabalho é rever o que já existe e preencher as lacunas, não escrever tudo de raiz.

O seu website

Se a sua política de privacidade ainda não cobrir o assistente, acrescente uma secção curta. Aqui fica um ponto de partida que pode encurtar ou ampliar.

Exemplo a adaptar: "Mensagens com hóspedes e assistente virtual. O nosso website e canais de mensagens utilizam um assistente virtual e ferramentas de comunicação com hóspedes fornecidos pela HiJiffy, S.A. ('HiJiffy'), que atua como nosso prestador de serviços (subcontratante). Quando utiliza o nosso chat ou recebe mensagens nossas, nós e a HiJiffy podemos tratar as suas mensagens de chat, nome, endereço de email, número de telefone, detalhes da reserva e dados técnicos como o seu dispositivo, navegador e endereço IP. Usamos isto para responder às suas perguntas, gerir a sua reserva e comunicar consigo através de canais como web chat, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telegram, SMS e email. A HiJiffy trata estes dados apenas seguindo as nossas instruções e não os utiliza para fins próprios."

Reserva e check-in online

Quando um hóspede reserva, já está normalmente a aceitar os seus termos e o seu aviso de privacidade. Por isso, o trabalho aqui é rever o que esses documentos já cobrem, não acrescentar algo por defeito. Muitos termos de reserva já mencionam comunicações sobre a reserva, mas alguns são só por email ou não indicam qualquer canal. Verifique os seus e, se faltar um canal, torne-o explícito.

Exemplo a adaptar (aviso transacional no checkout): "Ao concluir esta reserva, aceita que o possamos contactar sobre a sua reserva por email, SMS e WhatsApp, por exemplo para enviar a sua confirmação, detalhes de check-in e atualizações. Consulte a nossa Política de Privacidade."

Se também planeia enviar mensagens promocionais mais tarde, recolha um opt-in de marketing separado e opcional. Mantenha-o desmarcado e distinto da própria reserva.

Exemplo a adaptar (opt-in de marketing, desmarcado): "☐ Sim, gostaria de receber ofertas, upgrades e dicas locais do [Property name] por email, SMS ou WhatsApp. Isto é opcional e pode cancelar a subscrição a qualquer momento."

OTAs (Booking.com, Expedia)

Os alojamentos não têm páginas de privacidade nas OTAs, e isso é esperado. Integramos com a Booking.com e a Expedia através das suas APIs oficiais e contratos diretos, por isso as mensagens nesses canais decorrem dentro dos próprios enquadramentos de privacidade verificados das OTAs.

Perfil de Empresa do WhatsApp

O WhatsApp não tem um campo literalmente chamado "Política de Privacidade", mas o seu Perfil de Empresa oficial (no Meta Business Manager, em WhatsApp Manager) dá-lhe dois espaços para websites e uma descrição. Configure-os assim:

1. Website 1: o seu website principal.
2. Website 2: um link direto para a sua política de privacidade.
3. Descrição da empresa (opcional): uma linha curta, se a sua equipa jurídica a quiser.

Exemplo a adaptar (linha de descrição da empresa): "Mensagens operadas em nosso nome pela HiJiffy. Consulte a nossa política de privacidade para saber como tratamos os seus dados."

Assim, um hóspede pode abrir o seu perfil a meio da conversa e chegar aos seus termos.

Facebook Messenger, Instagram e Telegram

Se ligar algum destes canais, configure a mesma transparência aí:

• Facebook Messenger: acrescente o URL da sua política de privacidade nas definições da sua Página do Facebook e ligue-o na saudação do Messenger ou no menu persistente, para que apareça no início da conversa.
• Instagram: acrescente o link da sua política de privacidade ao seu perfil (por exemplo, na bio ou no website ligado) e mencione-o na sua mensagem de boas-vindas ou resposta automática.
• Telegram: acrescente um link de privacidade na descrição e no "About" do seu bot (definidos através do BotFather) e inclua-o na mensagem de boas-vindas do bot.

Exemplo a adaptar (linha de boas-vindas para qualquer canal): "Está a conversar com o assistente virtual do [Property name]. Veja como tratamos os seus dados: [link da política de privacidade]."

SMS e email

• SMS: o consentimento e o aviso são captados na reserva ou no check-in (ver acima). Mantenha cada mensagem clara sobre quem está a contactar o hóspede e inclua um opt-out fácil, como "Responda STOP para cancelar."
• Email: inclua o link da sua política de privacidade e uma opção de cancelamento de subscrição no rodapé, como é habitual.

Dentro do chat (a caixa de consentimento)

Isto é sobre o que acontece dentro da conversa, em qualquer canal, e não sobre um sítio onde colar um link. O assistente segue o princípio de privacy by design e só pede consentimento quando precisa mesmo de dados pessoais:

• Navegação anónima (perguntas gerais, como o horário de funcionamento): não é preciso caixa, pois isto está coberto pela sua política geral de privacidade e de cookies.
• Momento de recolha de dados (pedir nome, email ou telefone, ou passar a conversa para WhatsApp): o assistente mostra uma caixa de privacidade que o hóspede aceita antes de submeter.

Exemplo a adaptar (linha de consentimento no chat): "☐ Aceito a Política de Privacidade do [Property name] e ser contactado sobre o meu pedido."

Opt-out, facilitado

Dê aos hóspedes uma forma simples de sair e respeite-a prontamente.

• No WhatsApp e SMS, os hóspedes podem responder com a palavra-chave configurada (por exemplo, STOP) para parar as mensagens, e recebem uma confirmação.
• No Messenger, Instagram ou Telegram, um hóspede pode simplesmente pedir para parar, ou terminar a conversa do seu lado.
• Os hóspedes também podem escrever para o seu endereço de privacidade.
• Registe todos os opt-outs na HiJiffy, para que as mensagens em causa parem.

O seu Knowledge Document

Acrescente uma instrução permanente para que o assistente diga aos hóspedes como exercer os seus direitos (ver "Pedidos de dados dos hóspedes"). Mantém o processo consistente e encaminha os pedidos formais para si.