Dónde mostrar su información de privacidad

Para usar HiJiffy de forma conforme, los huéspedes deben poder encontrar información de privacidad clara allí donde se recogen datos. La buena noticia: probablemente ya tiene la mayor parte. Normalmente, el trabajo es revisar lo que ya existe y rellenar los huecos, no escribirlo todo desde cero.

Su sitio web

Si su política de privacidad aún no cubre el asistente, añada una sección breve. Aquí tiene un punto de partida que puede acortar o ampliar.

Ejemplo para adaptar: "Mensajería con huéspedes y asistente virtual. Nuestro sitio web y nuestros canales de mensajería utilizan un asistente virtual y herramientas de comunicación con huéspedes proporcionados por HiJiffy, S.A. ('HiJiffy'), que actúa como nuestro prestador de servicios (encargado del tratamiento). Cuando utiliza nuestro chat o recibe mensajes nuestros, nosotros y HiJiffy podemos tratar sus mensajes de chat, nombre, dirección de email, número de teléfono, datos de la reserva y datos técnicos como su dispositivo, navegador y dirección IP. Usamos esto para responder a sus preguntas, gestionar su reserva y comunicarnos con usted a través de canales como web chat, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telegram, SMS y email. HiJiffy trata estos datos únicamente siguiendo nuestras instrucciones y no los utiliza para fines propios."

Reserva y check-in online

Cuando un huésped reserva, normalmente ya está aceptando sus términos y su aviso de privacidad. Por eso, el trabajo aquí es revisar lo que esos documentos ya cubren, no añadir algo por defecto. Muchos términos de reserva ya mencionan comunicaciones sobre la reserva, pero algunos son solo por email o no nombran ningún canal. Revise los suyos y, si falta un canal, hágalo explícito.

Ejemplo para adaptar (aviso transaccional en el checkout): "Al completar esta reserva, acepta que podamos contactarle sobre su reserva por email, SMS y WhatsApp, por ejemplo para enviarle su confirmación, los datos de check-in y novedades. Consulte nuestra Política de Privacidad."

Si además planea enviar mensajes promocionales más adelante, recoja un opt-in de marketing separado y opcional. Manténgalo sin marcar y diferenciado de la propia reserva.

Ejemplo para adaptar (opt-in de marketing, sin marcar): "☐ Sí, me gustaría recibir ofertas, mejoras y consejos locales de [Property name] por email, SMS o WhatsApp. Esto es opcional y puede darse de baja en cualquier momento."

OTAs (Booking.com, Expedia)

Los alojamientos no tienen páginas de privacidad en las OTAs, y eso es lo esperado. Nos integramos con Booking.com y Expedia a través de sus API oficiales y contratos directos, por lo que la mensajería en esos canales se desarrolla dentro de los propios marcos de privacidad verificados de las OTAs.

Perfil de empresa de WhatsApp

WhatsApp no tiene un campo que se llame literalmente "Política de Privacidad", pero su perfil de empresa oficial (en Meta Business Manager, dentro de WhatsApp Manager) le ofrece dos espacios para sitios web y una descripción. Configúrelos así:

1. Sitio web 1: su sitio web principal.
2. Sitio web 2: un enlace directo a su política de privacidad.
3. Descripción de la empresa (opcional): una línea breve, si su equipo jurídico la desea.

Ejemplo para adaptar (línea de descripción de la empresa): "Mensajería operada en nuestro nombre por HiJiffy. Consulte nuestra política de privacidad para saber cómo tratamos sus datos."

Así, un huésped puede abrir su perfil a mitad de la conversación y llegar a sus términos.

Facebook Messenger, Instagram y Telegram

Si conecta alguno de estos canales, configure la misma transparencia ahí:

• Facebook Messenger: añada la URL de su política de privacidad en la configuración de su página de Facebook y enlácela en el saludo de Messenger o en el menú persistente, para que aparezca al inicio de la conversación.
• Instagram: añada el enlace de su política de privacidad a su perfil (por ejemplo, en la bio o en el sitio web vinculado) y menciónelo en su mensaje de bienvenida o respuesta automática.
• Telegram: añada un enlace de privacidad en la descripción y en el "About" de su bot (configurados a través de BotFather) e inclúyalo en el mensaje de bienvenida del bot.

Ejemplo para adaptar (línea de bienvenida para cualquier canal): "Está hablando con el asistente virtual de [Property name]. Vea cómo tratamos sus datos: [enlace a la política de privacidad]."

SMS y email

• SMS: el consentimiento y el aviso se recogen en la reserva o en el check-in (ver arriba). Mantenga cada mensaje claro sobre quién contacta al huésped e incluya un opt-out sencillo, como "Responda STOP para darse de baja."
• Email: incluya el enlace a su política de privacidad y una opción para darse de baja en el pie, como es habitual.

Dentro del chat (la casilla de consentimiento)

Esto trata de lo que ocurre dentro de la conversación, en cualquier canal, y no de un lugar donde colocar un enlace. El asistente sigue el principio de privacy by design y solo pide consentimiento cuando realmente necesita datos personales:

• Navegación anónima (preguntas generales, como el horario): no hace falta casilla, ya que esto queda cubierto por su política general de privacidad y de cookies.
• Momento de recogida de datos (pedir nombre, email o teléfono, o pasar la conversación a WhatsApp): el asistente muestra una casilla de privacidad que el huésped acepta antes de enviar.

Ejemplo para adaptar (línea de consentimiento en el chat): "☐ Acepto la Política de Privacidad de [Property name] y que se me contacte en relación con mi solicitud."

Opt-out, sencillo

Dé a los huéspedes una forma sencilla de salir y respétela con prontitud.

• En WhatsApp y SMS, los huéspedes pueden responder con la palabra clave configurada (por ejemplo, STOP) para detener los mensajes, y reciben una confirmación.
• En Messenger, Instagram o Telegram, un huésped puede simplemente pedir que se detenga, o terminar la conversación por su parte.
• Los huéspedes también pueden escribir a su dirección de privacidad.
• Registre cada opt-out en HiJiffy para que se detengan los mensajes correspondientes.

Su Knowledge Document

Añada una instrucción permanente para que el asistente indique a los huéspedes cómo ejercer sus derechos (consulte "Solicitudes de datos de huéspedes"). Mantiene el proceso coherente y dirige las solicitudes formales hacia usted.