Où afficher vos informations de confidentialité

Pour utiliser HiJiffy en conformité, les clients doivent pouvoir trouver des informations de confidentialité claires partout où des données sont collectées. La bonne nouvelle : vous disposez probablement déjà de l'essentiel. En général, le travail consiste à revoir ce qui existe et combler les lacunes, et non à tout rédiger de zéro.

Astuce : Vérification rapide de votre politique de confidentialité actuelle. Indique-t-elle :

que vous utilisez un chatbot ou un assistant virtuel pour le service et les communications avec les clients ?
les données collectées par son intermédiaire (messages de chat, nom, e-mail, téléphone, détails de la réservation, appareil et IP) ?
le nom de votre prestataire de messagerie (HiJiffy) en tant que prestataire de services agissant comme sous-traitant ?
les canaux que vous utilisez réellement (web chat, WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, SMS, e-mail) ?
comment les clients exercent leurs droits et se désinscrivent ?

Tout ce à quoi vous répondez « non » est ce que vous devez ajouter.

Votre site web

Si votre politique de confidentialité ne couvre pas encore l'assistant, ajoutez une courte section. Voici un point de départ que vous pouvez raccourcir ou développer.

Exemple à adapter : « Messagerie avec les clients et assistant virtuel. Notre site web et nos canaux de messagerie utilisent un assistant virtuel et des outils de communication avec les clients fournis par HiJiffy, S.A. (« HiJiffy »), agissant en tant que notre prestataire de services (sous-traitant). Lorsque vous utilisez notre chat ou recevez nos messages, nous et HiJiffy pouvons traiter vos messages de chat, votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, les détails de votre réservation et des données techniques telles que votre appareil, votre navigateur et votre adresse IP. Nous utilisons ces données pour répondre à vos questions, gérer votre réservation et communiquer avec vous via des canaux tels que le web chat, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, Telegram, le SMS et l'e-mail. HiJiffy traite ces données uniquement selon nos instructions et ne les utilise pas à ses propres fins. »

Réservation et enregistrement en ligne

Au moment où un client réserve, il accepte généralement déjà vos conditions et votre avis de confidentialité. Le travail consiste donc ici à revoir ce que ces documents couvrent déjà, et non à ajouter quelque chose par défaut. De nombreuses conditions de réservation mentionnent déjà les communications relatives à la réservation, mais certaines se limitent à l'e-mail ou ne nomment aucun canal. Vérifiez les vôtres et, s'il manque un canal, rendez-le explicite.

Exemple à adapter (avis transactionnel au paiement) : « En finalisant cette réservation, vous acceptez que nous vous contactions au sujet de votre réservation par e-mail, SMS et WhatsApp, par exemple pour vous envoyer votre confirmation, vos informations d'enregistrement et des mises à jour. Consultez notre politique de confidentialité. »

Si vous prévoyez aussi d'envoyer des messages promotionnels plus tard, recueillez un opt-in marketing distinct et facultatif. Laissez-le décoché et séparé de la réservation elle-même.

Exemple à adapter (opt-in marketing, décoché) : « ☐ Oui, je souhaite recevoir des offres, des surclassements et des conseils locaux de [Property name] par e-mail, SMS ou WhatsApp. Ceci est facultatif et vous pouvez vous désinscrire à tout moment. »

OTA (Booking.com, Expedia)

Les établissements n'ont pas de pages de confidentialité sur les OTA, et c'est normal. Nous nous intégrons à Booking.com et Expedia via leurs API officielles et des contrats directs, de sorte que la messagerie sur ces canaux se déroule dans les cadres de confidentialité vérifiés des OTA eux-mêmes.

Profil professionnel WhatsApp

WhatsApp n'a pas de champ littéralement intitulé "Politique de confidentialité", mais votre profil professionnel officiel (dans Meta Business Manager, sous WhatsApp Manager) vous offre deux emplacements pour des sites web et une description. Configurez-les ainsi :

Site web 1 : votre site web principal.
Site web 2 : un lien direct vers votre politique de confidentialité.
Description de l'entreprise (facultatif) : une courte ligne, si votre équipe juridique le souhaite.

Exemple à adapter (ligne de description de l'entreprise) : « Messagerie exploitée pour notre compte par HiJiffy. Consultez notre politique de confidentialité pour savoir comment nous traitons vos données. »

Ainsi, un client peut ouvrir votre profil en pleine conversation et accéder à vos conditions.

Facebook Messenger, Instagram et Telegram

Si vous connectez l'un de ces canaux, mettez en place la même transparence :

Facebook Messenger : ajoutez l'URL de votre politique de confidentialité dans les paramètres de votre page Facebook et liez-la dans le message d'accueil Messenger ou le menu persistant, afin qu'elle apparaisse au début de la conversation.
Instagram : ajoutez le lien de votre politique de confidentialité à votre profil (par exemple, dans la bio ou le site web associé) et mentionnez-le dans votre message de bienvenue ou réponse automatique.
Telegram : ajoutez un lien de confidentialité dans la description et le "À propos" de votre bot (définis via BotFather) et incluez-le dans le message de bienvenue du bot.

Exemple à adapter (ligne de bienvenue pour tout canal) : « Vous discutez avec l'assistant virtuel de [Property name]. Découvrez comment nous traitons vos données : [lien vers la politique de confidentialité]. »

SMS et e-mail

SMS : le consentement et l'information sont recueillis lors de la réservation ou de l'enregistrement (voir ci-dessus). Faites en sorte que chaque message indique clairement qui contacte le client et incluez un opt-out simple, tel que « Répondez STOP pour vous désinscrire. »
E-mail : incluez le lien vers votre politique de confidentialité et une option de désinscription dans le pied de page, comme il est d'usage.

Dans le chat (la case de consentement)

Il s'agit ici de ce qui se passe au sein de la conversation, sur n'importe quel canal, et non d'un endroit où placer un lien. L'assistant applique le principe de privacy by design et ne demande le consentement que lorsqu'il a réellement besoin de données personnelles :

Navigation anonyme (questions générales, comme les horaires) : aucune case nécessaire, car cela est couvert par votre politique générale de confidentialité et de cookies.
Moment de collecte des données (demande du nom, de l'e-mail ou du téléphone, ou passage de la conversation vers WhatsApp) : l'assistant affiche une case de confidentialité que le client accepte avant d'envoyer.

Exemple à adapter (ligne de consentement dans le chat) : « ☐ J'accepte la politique de confidentialité de [Property name] et d'être contacté au sujet de ma demande. »

Opt-out, en toute simplicité

Offrez aux clients un moyen simple de se désinscrire et respectez-le rapidement.

Sur WhatsApp et SMS, les clients peuvent répondre avec le mot-clé configuré (par exemple, STOP) pour arrêter les messages, et ils reçoivent une confirmation.
Sur Messenger, Instagram ou Telegram, un client peut simplement demander d'arrêter, ou mettre fin à la conversation de son côté.
Les clients peuvent aussi écrire à votre adresse de confidentialité.
Enregistrez chaque opt-out dans HiJiffy pour que les messages concernés s'arrêtent.

Votre Knowledge Document

Ajoutez une instruction permanente pour que l'assistant explique aux clients comment exercer leurs droits (voir « Demandes de données clients »). Cela garde le processus cohérent et achemine les demandes formelles vers vous.